SUNTIC S.A.S, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 1581 DE 2012 Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES, ES RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES. LOS DATOS PERSONALES SERÁN UTILIZADOS PARA LOS SIGUIENTES FINES:

1. SUNTIC S.A.S. tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales:
   
   

• Frente a sus accionistas, inversionistas y miembros de Junta Directiva.
  Comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica y/o gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas, inversionistas y miembros de Junta Directiva (de existir) de SUNTIC S.A.S.
  
  
• Frente a sus colaboradores y familiares registrados.
  Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y su familia con SUNTIC S.A.S.
  
  

De manera específica, los datos personales de trabajadores serán recolectados y usados con las siguientes finalidades:

Celebración del Contrato de Trabajo.
Realización de afiliación a las entidades de Seguridad Social del trabajador y núcleo familiar.

Cumplir oportunamente con las obligaciones salariales y de seguridad social y demás obligaciones contraídas en el contrato laboral.

Tener datos de contacto diferentes a los del trabajador en caso de requerir notificar eventos laborales (ausencia, emergencia, accidente, entre otros) relacionadas con el trabajador.

Difundir sus nombres y datos personales por los medios y en las formas que consideren convenientes, con fines publicitarios y/o promocionales corporativos, sin derecho a compensación alguna. Lo anterior siempre y cuando no se afecten los derechos fundamentales como honra y buen nombre de los titulares de la información.

Utilización de la imagen del trabajador, con fines publicitarios y/o promocionales corporativos, sin derecho a compensación alguna. Lo anterior siempre y cuando no se afecten los derechos fundamentales como honra y buen nombre de los titulares de la información.

Dar cumplimiento a las normas relativas a los sistemas de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Compartir la información con el o los encargados del tratamiento; las personas naturales o jurídicas que tengan la calidad de proveedores, aliados, distribuidores, subcontratistas, outsourcing y demás terceros relacionados con quien SUNTIC S.A.S. tenga una relación contractual dirigida a cumplir con alguno de los fines indicados anteriormente.

Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso de que dicha transferencia sea necesaria.

Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos administrativos y/o judiciales.

• Frente a personas que remitan sus hojas de vida o ingresen en procesos de selección.
  
  Los datos personales entregados serán utilizados para los siguientes fines:
  
  

     a. Verificación de la información contenida en la Hoja de Vida, ya sea de forma directa o a través de la empresa de selección contratada por parte de SUNTIC S.A.S., con quien también se cuenta con políticas de protección de datos personales.

     b. Realización de entrevistas y pruebas de selección;

     c. Suscripción de documentos y/o formularios en donde se requiera mi información personal.

     d. Envío de información institucional de SUNTIC S.A.S.

• Frente a sus contratistas (incluido el personal del contratista) y proveedores.
  
  Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditoría, defensa jurídica, y/o gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los colaboradores de contratistas y proveedores con SUNTIC SAS. Igualmente, prevención de fraude, proveer nuestros bienes y/o servicios y dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros proveedores, y contratistas.
  
  

También, se realizará el tratamiento de los datos personales para:

     a. Compartir la información con el o los encargados del tratamiento y las personas naturales o jurídicas que tengan la calidad de proveedores, aliados, distribuidores, subcontratistas, outsourcing y demás terceros relacionados con quien SUNTIC S.A.S. tenga una relación contractual dirigida a cumplir con alguno de los fines indicados anteriormente.

     b. Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso de que dicha transferencia sea necesaria.

     c. Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos administrativos y/o judiciales.

• Frente a sus contratistas (incluido el personal del contratista) y proveedores.
  
  Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros bienes, servicios, ofertas, promociones y/o alianzas, buscando facilitar el acceso general a la información de éstas; informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con SUNTIC S.A.S. y/o sus filiales, subordinadas o empresas con las que tenga una vinculación empresarial o accionaria; dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; informar sobre cambios de nuestros servicios; evaluar la calidad de nuestros servicios y realizar, a través de cualquier medio, en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, verificaciones y consultas y/o control del comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  
  También, se realizará el tratamiento de los datos personales para:
  
  

     a. Compartir la información con el o los encargados del tratamiento; las personas naturales o jurídicas que tengan la calidad de proveedores, aliados, distribuidores, subcontratistas, outsourcing y demás terceros relacionados con quien SUNTIC S.A.S. tenga una relación contractual dirigida a cumplir con alguno de los fines indicados anteriormente; las empresas con la cuales SUNTIC S.A.S. tenga la calidad de matriz o subordinada o con la que tenga un vínculo entre accionistas (quienes de manera singular o plural cuenten con una participación igual o superior a la mitad más una de las acciones de cada empresa); los terceros que manejan bases de datos para las finalidades establecidas en la presente autorización

     b. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con SUNTIC S.A.S. y/o sus filiales, subordinadas o empresas con las que tenga una vinculación accionaria (accionistas que de manera singular o plural cuenten con una participación igual o superior a la mitad más una de las acciones de cada empresa), especialmente en materias relacionadas con Desarrollo de Software, LegalTech y Prestación de Servicios Legales Alternativos (PSLA).

     c. Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso de que dicha transferencia sea necesaria.

     d. Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos administrativos y/o judiciales.

• Frente a los usuarios firmantes de la Plataforma Firmadoc.
  
  Para garantizar la correcta identidad de los firmantes, nuestra plataforma cuenta con diferentes niveles de identificación. Dicho nivel es escogido por el generador del sobre / documento a ser firmado.
  
  
• Un nivel básico en donde se comparan los datos proporcionados por el firmante con los datos informados por el generador del sobre / documento;
• Un nivel medio en donde en donde se confrontan (comparan) los datos proporcionados por el firmante con los datos incluidos Bases de Datos oficiales (ej. Registraduría General de la Nación). En este punto es necesario aclarar que los datos proporcionados por el firmante no son compartidos o transferidos a estas Entidades Oficiales; nuestra plataforma accede al servicio (Base de Datos) de la Entidad Oficial y se genera un mecanismo técnico de verificación de los datos proporcionados por el firmante sin que se genere entrega de datos.
• Un nivel avanzado mediante el cual se constatan los datos del firmante a través de centrales de información crediticia con las que tenemos convenio. Al igual que en el proceso de verificación medio, los datos del firmante no son compartidos o transferidos a este tercero.
  
  

Teniendo en cuenta lo anterior, se realizará el tratamiento de los datos personales para:

     a. Corroborar la identidad del usuario (titular) según el nivel de verificación definido; verificación que realiza directamente SUNTIC apoyado en información proporcionad por el generador del documento, bases de datos de Entidades Oficiales o de Centrales de Información Crediticia, entre otras, sin que esto implique transferencia o transmisión de los datos personales a estos terceros.

     b. Remisión de correos electrónicos, SMS, chat o realización de llamadas para corroboración de identidad y acceso a las aplicaciones y herramientas.

     c. Registro de imagen fotográfica como complemento a la evidencia de la firma digital.

     d. Emisión de Certificados o Documentos de Peritaje Técnico que demuestren la validez jurídica de los documentos firmados electrónicamente a través de las herramientas y aplicaciones de propiedad de SUNTIC S.A.S.

     2.  La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la Empresa; reportes a entes de control, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en general y en efecto, para los trámites que anteceden o se deriven de estos.

COMO TITULAR DE INFORMACIÓN TIENE DERECHO A CONOCER, ACTUALIZAR Y RECTIFICAR SUS DATOS PERSONALES Y, SÓLO EN LOS CASOS EN QUE SEA PROCEDENTE, A SUPRIMIRLOS O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN OTORGADA PARA SU TRATAMIENTO.

SI REQUIERE MÁS INFORMACIÓN PARA CONOCER NUESTRA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y LOS CAMBIOS SUSTANCIALES QUE SE PRODUZCAN EN ELLA, PUEDE CONSULTARLO EN EL SIGUIENTE ENLACE: www.suntic.co

SI DESEA PRESENTAR UNA CONSULTA, RECLAMO O PETICIÓN DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES LO PUEDE HACER AQUI DESDE NUESTRA PAGINA WEB (SUNTIC.CO) – EN LA OPCIÓN: https://www.suntic.co/contactanos/ O COMUNICARSE AL TELÉFONO (602) 38762240 O PUBLICA AL CORREO ELECTRONICO [email protected] ,O EN LA SEDE PRINCIPAL, CL. 20 NTE. No 5BN 38 OFC. 305, ED CENTRO 20, BRR SAN VICENTE, CALI, VALLE DEL CAUCA

Es un deber de los empleados, proveedores, contratistas y/o terceros de SUNTIC, conocer este AVISO DE PRIVACIDAD y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.